Fenix hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geeft Fenix transparante informatie over hoe met die persoonsgegevens wordt omgegaan.
Fenix houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming
Dit brengt in ieder geval met zich mee:
- dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de doelen waarvoor zij zijn verstrekt. Deze doelen en soorten persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- dat de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- dat om uw uitdrukkelijke toestemming wordt verzocht als die nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- dat passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
- dat geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- dat Fenix op de hoogte is van uw rechten over uw persoonsgegevens en deze respecteert.
Verwerking van persoonsgegevens van zangers
Grondslag “overeenkomst” en “toestemming”
Persoonsgegevens van zangers, met inbegrip van foto’s, verwerkt Fenix voor de volgende doeleinden:
- informeren over concerten, repetities, vergaderingen en andere activiteiten van Fenix;
- versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor concerten van Fenix en van bevriende koren;
- verzorgen van de financiële administratie;
- bijhouden van een zangersfotoboek met foto’s van individuele zangers;
- uitbrengen van programmaboekjes en nieuwsbrief met foto’s van het koor als geheel of van individuele zangers.
Voor deze doelstellingen kan Fenix de volgende persoonsgegevens van u vragen:
voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, foto.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de zangersovereenkomst met Fenix en de daarin gegeven uitdrukkelijke toestemming. Fenix slaat de voor dit doel gebruikte persoonsgegevens op zolang deze zangersovereenkomst duurt, of tot intrekking van uw uitdrukkelijke toestemming, en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar na afloop.
Grondslag “gerechtvaardigd belang”
Persoonsgegevens van zangers kan Fenix verwerken voor de volgende doelstellingen:
- bijhouden van de koorwebsite en de Facebook pagina met foto’s van (onderdelen van) het koor;
- uitbrengen van programmaboekjes en nieuwsbrief met foto’s van (onderdelen van) het koor;
- andere publicitaire doelen die overeenstemmen met de doelstelling van Fenix.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan Fenix gebruik maken van groepsfoto’s
van (onderdelen van) het koor. Grondslag voor de verwerking daarvan is de
noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Motivering: voor het koor als geheel is het van groot belang dat het door middel van recente foto’s een ‘gezicht’ heeft naar buiten, voor sponsors, “vrienden”, aanmelding nieuwe zangers en publiek. Het is praktisch niet haalbaar om per koorgelegenheid van iedere individuele zanger schriftelijke toestemming voor het maken van foto’s te verkrijgen. Omdat het groepsfoto’s betreft, weegt het collectieve belang van het koor om regelmatig deze foto’s te kunnen maken en te gebruiken zwaarder dan het privacybelang van een individuele zanger. Een zanger heeft overigens altijd recht op het maken van bezwaar.
Fenix slaat de bij dit doel horende persoonsgegevens op voor de periode van drie jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees kan Fenix verwerken voor het versturen van de digitale nieuwsbrief per e-mail. Daarvoor kan Fenix de voor- en achternaam en het e-mailadres vragen. Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is uw toestemming door aanmelding voor de nieuwsbrief. Fenix slaat de bij dit doel horende persoonsgegevens op voor de periode dat u voor de nieuwsbrief bent aangemeld. Via een link in de nieuwsbrief is afmelding op elk moment mogelijk.
Verwerking van persoonsgegevens van vrienden en sponsors van Fenix
Persoonsgegevens van vrienden en sponsors kan Fenix
verwerken voor het versturen van de digitale nieuwsbrief per e-mail, het
informeren over concerten en andere activiteiten van Fenix en het toesturen van
concertkaarten per post. Daarvoor kan Fenix de volgende persoonsgegevens van u vragen: voornaam, achternaam, adres,
e-mailadres. Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is uw
toestemming door aanmelding als vriend of sponsor van Fenix.
En daarnaast de noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijn
Fenix bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, of dan dat op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Fenix heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Het gaat om volgende maatregelen:
- alle personen die namens Fenix van uw gegevens kennis kunnen nemen, krijgen instructies over zaken als geheimhouding en passende manieren van beveiliging van gegevens.
- Fenix hanteert een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op haar systemen;
- Fenix maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- de getroffen maatregelen worden regelmatig getest en geëvalueerd;
- de zangers van Fenix zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten op uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die Fenix van u heeft ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw
persoonsgegevens dan vraagt Fenix u hierover direct contact op te nemen. Fenix
zal dan proberen om er samen met u uit te komen.
U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bestuur Fenix – juni 2019