Fenix hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geeft Fenix heldere en transparante informatie hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Fenix doet er alles aan om de privacy van zangers en andere betrokkenen te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Fenix houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming.
Dit brengt in ieder geval met zich mee:
- dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de doelen waarvoor gegevens zijn verstrekt. Deze doelen en soorten persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- dat de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- dat om uw uitdrukkelijke toestemming wordt verzocht als die nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- dat passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
- dat geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- dat Fenix op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze respecteert.
Verwerking van persoonsgegevens van zangers
Grondslag “overeenkomst” en “toestemming”
Persoonsgegevens van zangers, met inbegrip van foto’s en filmpjes, worden door Fenix verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- voeren van interne communicatie zoals het informeren over concerten, repetities, vergaderingen en andere activiteiten van Fenix;
- versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor concerten van Fenix en van bevriende koren;
- verzorgen van de financiële administratie;
- bijhouden van een intern zangersfotoboek met foto’s van individuele zangers;
- bijhouden van de koorwebsite met foto’s van het koor als geheel of van individuele zangers;
- uitbrengen van programmaboekjes met namen van individuele zangers en met foto’s van (onderdelen van) het koor of van individuele zangers almede het uitbrengen van de nieuwsbrief met foto’s van (onderdelen van) het koor.
Voor deze doelstellingen kan Fenix de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- voornaam, achternaam, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, foto.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de zangersovereenkomst met Fenix en de daarin gegeven uitdrukkelijke toestemming. Fenix slaat de aan dit doel gerelateerde persoonsgegevens op gedurende de looptijd van de zangersovereenkomst of tot intrekking van die toestemming en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar.
Grondslag “gerechtvaardigd belang”
Persoonsgegevens van zangers kunnen door Fenix worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- bijhouden van de koorwebsite met foto’s van (onderdelen van) het koor;
- uitbrengen van programmaboekjes met namen van individuele zangers en met foto’s van (onderdelen van) het koor alsmede het uitbrengen van de nieuwsbrief met foto’s van (onderdelen van) het koor;
- andere publicitaire doelen die overeenstemmen met de doelstelling van Fenix.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan Fenix gebruik maken van namen van individuele koorzangers en groepsfoto’s van (onderdelen van) het koor. Grondslag voor de verwerking daarvan is de noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Motivering: voor het koor als geheel is het van groot belang dat het door middel van recente foto’s een ‘gezicht’ heeft naar buiten, voor sponsors, “vrienden”, aanmelding nieuwe zangers en publiek. Daarnaast is de naamsvermelding van de zangers ook gebruikelijk om het publiek te informeren, waarbij het koor er belang bij heeft om zijn publiek naar verwachting te informeren. Het is praktisch niet haalbaar om per koorgelegenheid van iedere individuele zanger schriftelijke toestemming te verkrijgen voor de naamsvermelding en voor het maken van foto’s. Omdat het vermeldingen in gebruikelijke publicaties betreft, waarvan bekend is dat zij dienen om over de activiteiten/concerten van het koor te informeren, weegt het collectieve belang van het koor om regelmatig foto’s te maken en te gebruiken alsmede namen van zangers te vermelden zwaarder dan het privacybelang van een individuele zanger. Een zanger heeft altijd recht op het maken van bezwaar.
Fenix slaat de aan dit doel gerelateerde persoonsgegevens op voor de periode van drie jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van dirigent, solisten en instrumentalisten
Grondslag “overeenkomst” en “toestemming”
Persoonsgegevens van dirigent, solisten, instrumentalisten, met inbegrip van foto’s en filmpjes, worden door Fenix verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- communiceren over de algemene gang van zaken van het koor, over concerten, repetities, vergaderingen en andere activiteiten van Fenix;
- verzorgen van de financiële administratie van dirigent, solisten en instrumentalisten;
- bijhouden van de koorwebsite, mede met foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten;
- uitbrengen van programmaboekjes en nieuwsbrief, mede met foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de overeenkomst met Fenix alsmede de (mogelijk) daarin vermelde toestemming. Fenix slaat de aan dit doel gerelateerde persoonsgegevens op gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar en ten behoeve van het toekomstig contacteren van een solist/instrumentalist voor toekomstige concerten.
Grondslag “gerechtvaardigd belang”
Persoonsgegevens van dirigent, solisten en instrumentalisten kunnen door Fenix worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- bijhouden van de koorwebsite, mede met namen en foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten;
- uitbrengen van programmaboekjes en nieuwsbrief, mede met namen en foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten;
- andere publicitaire doelen die overeenstemmen met de doelstelling van Fenix.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan Fenix gebruik maken van namen en foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten. Grondslag voor de verwerking daarvan is de noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Motivering: voor het koor is het van groot belang dat het door middel van namen en foto’s van dirigent, solisten en instrumentalisten het publiek kan informeren over de uitvoerenden bij een concert. Dit is in het algemeen gebruikelijk en het is ook wat het publiek verwacht. Het is denkbaar dat in de hectiek van het voorbereiden van een concert geen uitdrukkelijke toestemming daartoe wordt verkregen van de betreffende personen. Niettemin weegt het collectieve belang van het koor om zijn publiek met namen en foto’s te informeren (en zodanig ook doeltreffend reclame te maken voor eigen activiteiten) zwaarder dan het privacybelang van de dirigent, solist en instrumentalist. Er is altijd het recht op het maken van bezwaar.
Fenix slaat de aan dit doel gerelateerde persoonsgegevens op voor de periode van drie jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees kunnen door Fenix worden verwerkt ten behoeve van de het versturen van de digitale nieuwsbrief per e-mail. Daarvoor kan Fenix de voor- en achternaam en het e-mailadres vragen. Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de toestemming van de betrokkene door aanmelding voor de nieuwsbrief. Fenix slaat de aan dit doel gerelateerde persoonsgegevens op voor de periode dat men voor de nieuwsbrief is aangemeld. Via een link in de nieuwsbrief is afmelding op elk moment mogelijk.
Verwerking van persoonsgegevens van vrienden en sponsors van Fenix
Persoonsgegevens van vrienden en sponsors kunnen door Fenix worden verwerkt ten behoeve het versturen van de digitale nieuwsbrief per e-mail, het informeren over concerten en andere activiteiten van Fenix en het toesturen van concertkaarten per post. Daarvoor kan Fenix de volgende persoonsgegevens van u vragen: voornaam, achternaam, adres, e-mailadres. Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de toestemming van betrokkene door aanmelding als vriend of sponsor van Fenix alsmede de noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijn
Fenix bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Fenix heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Het gaat om volgende maatregelen:
- alle personen die namens het Fenix van uw gegevens kennis kunnen nemen, hebben zich tot geheimhouding verplicht;
- Fenix hanteert een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op alle systemen;
- Fenix maakt maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- de getroffen maatregelen worden regelmatig getest en geëvalueerd;
- de zangers van Fenix zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die Fenix van u heeft ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of een deel daarvan.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vraagt Fenix u hierover direct contact op te nemen. Fenix zal dan proberen om er samen met u uit te komen. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bestuur Fenix – februari 2022